Oppsummering

Rollen som faglig ansvarlig for internkontroll er avgjørende for å sikre systematikk, kvalitet og sikkerhet i virksomhetens arbeidsprosesser. Denne funksjonen omfatter både strategisk og operativt ansvar, og krever en kontinuerlig utvikling av kvalifikasjoner for å møte moderne standarder. Her er viktige nøkkelpunkter:

• Faglig ansvar sikrer kontinuerlig kvalitet og sikkerhet: Rollen innebærer ansvar for å implementere, vedlikeholde og overvåke systemer som fremmer kvalitets- og sikkerhetsarbeidet.
• Økt krav til tilstedeværelse og tilgjengelighet: Rollen krever både teknisk kompetanse og fysisk tilstedeværelse for å sikre kontinuerlig oppfølging og etterlevelse av standarder i organisasjonen.
• Internkontroll betyr mer enn dokumentasjon: Innenfor rollen prioriteres praktisk tiltaksgjennomføring sammen med systematisk oppfølging og tilpasning til endringer.
• Kritisk rolle innen HMS og sikkerhet: Ansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS) samt risikominimering gjør denne funksjonen sentral for organisasjonen.
• Kvalifikasjoner utover teknisk kompetanse: Rollen krever både faglig dyktighet og lederegenskaper som motiverer ansatte og forankrer internkontroll på alle nivåer.
• Langsiktig kvalitetsarbeid gir konkurransefortrinn: Gjennom regelmessige revisjoner og kontinuerlig forbedring bidrar den faglig ansvarlige til bærekraftig utvikling og trygge prosesser.

Introduksjon

Faglig ansvarlig for internkontroll er en nøkkelrolle i enhver moderne organisasjon. Oppgaven handler ikke kun om skriftlig dokumentasjon, men om å etablere og etterleve systemer som fremmer kvalitet, sikkerhet og bærekraftige arbeidsmetoder. Dette krever en balanse mellom strategisk planlegging og praktisk implementering. Men hva går ansvaret egentlig ut på, og hvilke kvalifikasjoner kreves for å lykkes?

Med stadig høyere krav til systematisk arbeid, tilstedeværelse og ansvar, ligger ansvaret for å integrere helse, miljø og sikkerhet (HMS) dypt forankret i virksomheten. Gjennom rollen skal risiko minimeres og kvalitet maksimeres, noe som bidrar til langsiktig konkurransekraft. I artikkelen utforsker vi oppgaver, kvalifikasjoner og betydningen av systematisk internkontroll i moderne virksomheter.

Ansvar som faglig ansvarlig for internkontroll

Hovedoppgaver for den faglig ansvarlige

Den faglig ansvarlige for internkontroll har som hovedoppgave å sørge for etterlevelse av gjeldende lover og forskrifter. Dette oppnås gjennom etablering, vedlikehold og effektuering av internkontrollsystemer som systematisk overvåker og forbedrer HMS-arbeidet og andre relevante områder.

Eksempler på konkrete oppgaver:

• Utvikling av prosedyrer for risikohåndtering, dokumentasjon og avvikshåndtering.
• Opplæring og bevisstgjøring blant ansatte for å styrke forståelsen for internkontroll.
• Gjennomføring av revisjoner og analyser for å vurdere effektiviteten av internkontrollsystemene.
• Oppfølging og håndtering av risiko for å forebygge avvik og skader på arbeidsplassen.

Nøkkelinnsikt: Rollen krever en strategisk tilnærming samtidig som den operativt fungerer som en brobygger mellom toppledelse og ansatte, med mål om å forankre internkontroll som en integrert del av virksomhetskulturen.

Ansvarsfordeling og samarbeid

Selv om den faglig ansvarlige har overordnet ansvar, er samarbeid og tydelig ansvarsfordeling avgjørende for suksess. Ansvaret for spesifikke oppgaver, eksempelvis dataanalyse eller risikoovervåking, kan delegeres til HMS-koordinatorer eller andre ansatte. Samtidig skal den faglig ansvarlige beholde hovedansvaret for systemets helhetlige etterlevelse.

Effektive internkontrollmekanismer krever også god kommunikasjon. Faste møter, rapporteringsrutiner og en kultur preget av åpenhet gir grunnlag for å identifisere utfordringer på et tidlig stadium.

Kvalifikasjoner for faglig ansvarlig

Krav til formell kompetanse

Den faglig ansvarlige bør ha en solid utdanningsbakgrunn innen relevante fagområder, samt mulig bransjespesifikk kompetanse avhengig av organisasjonens sektor. Typiske krav inkluderer:

• HMS-arbeid: Sertifiseringer eller kurs i helse, miljø og sikkerhet for å navigere lover og risiko.
• Teknisk innsikt: Spesielt viktig innen sektorer som bygg og elektro, der teknisk ekspertise er kritisk.
• Kjennskap til regelverk: Evne til å forstå og tolke internkontrollforskriften samt tilpasse den til virksomhetens operasjonelle kontekst.

Personlige egenskaper

En sterk faglig ansvarlig trenger også myke ferdigheter for å navigere komplekse utfordringer:

• Lederferdigheter: Evne til å motivere og engasjere ansatte for å bygge eierskap til internkontroll.
• Analytiske evner: Kritisk for å vurdere risiko og utvikle effektive tiltak.
• Kommunikasjonsevner: Viktig for å forankre nye prosedyrer og sikre helhetlig etterlevelse.

Praktisk eksempel: I en produksjonsbedrift forbedret den faglig ansvarlige HMS-kulturen gjennom tverrfaglig samarbeid, noe som reduserte avviksrapporter med 35 % i løpet av ett år.

Praktisk gjennomføring av internkontroll

Etablering av internkontrollsystem

Opprettelsen av et internkontrollsystem starter med en risikoanalyse for å kartlegge svakheter og muligheter. Systemet skal inkludere:

• Tydelig ansvarsfordeling mellom ansatte og ledelse.
• Rapporteringsverktøy som håndterer avvik og fremdrift effektivt.
• Løpende revisjoner for å dokumentere tiltakets implementasjon og effekt.

Dokumentasjon og oppfølging

God dokumentasjon sikrer både sporbarhet og etterlevelse. Eksempler på viktige dokumenter inkluderer:

• Protokoller fra risikovurderinger og avviksrapporter.
• Handlingsplaner for risikoreduserende tiltak.

Bruk av digitale systemer kan forenkle prosesser for datalagring og oppfølging, noe som er spesielt nyttig for større organisasjoner.

Integrering i virksomhetskulturen

Internkontroll bør ikke sees på som en isolert oppgave, men som en del av den daglige virksomhetsdriften. Dette oppnås gjennom:

• Regelmessig opplæring for alle ansatte.
• Kontinuerlig evaluering og tilpasning for å forankre rutiner i hverdagen.
• Fremheving av suksesshistorier for å motivere engasjement.

Reelt eksempel: I en transportbedrift økte produktiviteten med 20 % etter at den faglig ansvarlige forbedret sjåførenes rapporteringsprosesser. Dette reduserte skadefrekvensen og forbedret arbeidsflyten.

Internkontrollens betydning for kvalitet og bærekraft

Sikring av kvalitet

Internkontroll er mer enn en sikkerhetsfunksjon. Ved å standardisere prosesser og sikre løpende evaluering kan organisasjonen levere høyere kvalitet, noe som gir konkurransefortrinn i krevende bransjer.

Langsiktig bærekraft

Internkontroll fremmer også bærekraft ved å redusere både miljøbelastning og økonomiske risikoer. For eksempel kan risikoanalyse bidra til tiltak som reduserer energiforbruk eller matsvinn.

Case: En næringsmiddelprodusent reduserte matsvinn med 15 % ved å optimalisere prosesser gjennom systematisk internkontroll, noe som sparte bedriften både økonomiske og miljømessige ressurser.

Konklusjon

Rollen som faglig ansvarlig for internkontroll er en sentral posisjon som knytter lovkrav og praktiske tiltak sammen. Gjennom planlegging, opplæring og systematisk oppfølging sikres risiko- og kvalitetsstyring som styrker virksomhetens effektivitet, sikkerhet og bærekraft.

Langsiktig suksess krever både kompetente fagansvarlige og aktiv støtte fra ledelsen. Ved å integrere internkontroll som en del av virksomhetskulturen kan organisasjoner ikke bare skape trygge og effektive arbeidsplasser, men legge grunnlaget for en bærekraftig fremtid.