En prosjektbeskrivelse inneholder en detaljert oversikt som strukturerer og forklarer alle aspekter av et prosjekt, fra bakgrunn til forventede gevinster. Et godt strukturert dokument inkluderer typisk følgende:

Hovedpunkter i en prosjektbeskrivelse

1. Bakgrunn og formål

• Forklar hvorfor prosjektet er nødvendig og hva det adresserer. Ett eksempel kan være hvordan prosjektet bidrar til selskapets strategiske mål.

2. Prosjektmål og forventede resultater

• Beskriv konkrete mål, både hovedmål og delmål, samt hvilke resultater som forventes.

3. Prosjektets innhold

• Detaljer hva som skal gjøres gjennom planer og aktiviteter. Dette kan inkludere arbeidspakker eller milepæler.

4. Organisering og roller

• Hvem er ansvarlige? Beskriv roller som prosjektleder, teammedlemmer og samarbeidspartnere.

5. Ressurser og budsjett

• Angi hvilke ressurser prosjektet trenger, som økonomi, tid og utstyr, samt et detaljert budsjett.

6. Fremdriftsplan

• Presentér en tidslinje og gjerne en visuell fremstilling som et Gantt-diagram.

7. Risikovurdering

• Identifiser potensielle utfordringer og løsninger for å minimere risiko.

8. Effekter og gevinster

• Beskriv de langsiktige fordelene, som effektivitet, innovasjon eller bærekraft.

9. Kommunikasjonsplan

• Forklar hvordan prosjektets fremgang og resultater skal kommuniseres til interessenter.

10. Avgrensninger

• Definer hva som ligger utenfor prosjektets omfang og hvilke rammebetingelser som finnes.

Tips for en vellykket prosjektbeskrivelse

• Tilpass innholdet til mottakeren, som en støttegiver eller styringsgruppe.
• Hold teksten konsis og tydelig – unngå irrelevant informasjon.
• Be gjerne en utenforstående lese gjennom for tydelighet.

En klar prosjektbeskrivelse bidrar til at alle involverte forstår prosjektets mål, viktighet, og hvordan det skal gjennomføres.