Har du noen gang opplevd å være i en arbeidssituasjon hvor du står ovenfor et problem eller en uønsket hendelse som kan påvirke din egen eller andres helse og sikkerhet? Kanskje du har oppdaget en mangel i HMS-systemet på arbeidsplassen din, eller kanskje du har vært vitne til en farlig situasjon som kunne ha vært unngått hvis det hadde blitt rapportert og håndtert raskt og effektivt. Uansett hva det måtte være, er det viktig å kunne ta tak i slike situasjoner og håndtere dem på riktig måte. Derfor er det viktig å ha en god mal for avviksrapportering i HMS-systemer.

Hvorfor er dette et problem?

Manglende avviksrapportering kan føre til alvorlige konsekvenser for både ansatte og arbeidsgiver. Det kan føre til økt risiko for ulykker og skader, og kan også påvirke arbeidsmiljøet og trivselen til de ansatte. Dette kan i sin tur ha en negativ innvirkning på effektiviteten og produktiviteten på arbeidsplassen. I tillegg kan det føre til at selskapet får dårlig omdømme og kan føre til økonomiske tap.

En god mal for avviksrapportering er derfor avgjørende for å sikre en trygg og sunn arbeidsmiljø for alle ansatte, og for å unngå unødvendige ulykker og hendelser.

Løsningen - steg for steg

1. Identifiser avviket

Det første steget i en god avviksrapporteringsprosess er å identifisere avviket. Dette kan være et manglende sikkerhetstiltak, en farlig situasjon eller en feil i utstyret. Det er viktig å være oppmerksom og å rapportere avvik så snart de oppstår, for å unngå at de eskalerer til større problemer.

2. Bruk en mal for avviksrapportering

En mal for avviksrapportering er et nyttig verktøy som kan hjelpe deg med å organisere og rapportere avvik på en strukturert og effektiv måte. En god mal bør inneholde informasjon som avvikets art, årsak, konsekvenser og eventuelle tiltak som ble iverksatt for å løse problemet. Dette vil gjøre det enklere å følge opp og evaluere avviket senere.

3. Fyll ut malen grundig

Når du fyller ut malen for avviksrapportering, er det viktig å være så nøyaktig og detaljert som mulig. Jo mer informasjon du gir, desto bedre vil det være for å kunne håndtere avviket på en effektiv måte. Beskriv hva som skjedde, hvor og når det skjedde, og om det var noen vitner til hendelsen.

4. Rapporter til riktig instans

Avhengig av selskapets interne rutiner, bør du rapportere avviket til riktig instans. Dette kan være din nærmeste leder, HMS-koordinator eller en dedikert avdeling for avviksrapportering. Sørg for å følge de interne prosedyrene og å rapportere avviket så snart som mulig.

5. Følg opp og evaluer

Etter at avviket er rapportert, er det viktig å følge opp og evaluere situasjonen. Dette kan innebære å iverksette tiltak for å forhindre at avviket skjer igjen, eller å undersøke om det er behov for å endre rutinene eller sikkerhetstiltakene på arbeidsplassen. Dette bør gjøres i samarbeid med de ansatte og ledelsen for å sikre at alle er involvert i å finne en løsning.

Eksempler på hvordan denne løsningen har fungert i praksis

En bedrift som har hatt stor suksess med å implementere en god mal for avviksrapportering er Gripr. Gripr er et digitalt HMS-system som tilbyr en brukervennlig mal for avviksrapportering som er tilgjengelig på mobil, nettbrett og datamaskin. Ved å bruke Gripr sin løsning, har bedrifter i ulike bransjer klart å redusere antall avvik og ulykker på arbeidsplassen betydelig. Dette skyldes blant annet den enkle rapporteringsprosessen og muligheten for å følge opp og evaluere avvikene på en effektiv måte.

Oppfordring til handling

Nå som du har fått kunnskap om viktigheten av å ha en god mal for avviksrapportering i HMS-systemer, er det viktig å handle. Ta en titt på selskapets rutiner for avviksrapportering og se om det er behov for forbedringer. Dersom det ikke finnes en god mal, oppfordrer vi deg til å implementere en slik mal i samarbeid med ledelsen. Ved å handle nå, kan du bidra til å skape en tryggere og mer effektiv arbeidsplass for deg selv og dine kolleger.

Ønsker du å lære mer om hvordan Gripr kan hjelpe deg med å forbedre din avviksrapportering og HMS-system? Besøk vår hjemmeside for å lære mer om våre tjenester og ta kontakt for en gratis demo. Ikke la avvik og farlige situasjoner gå uoppdaget og uadressert - ta kontroll over HMS på arbeidsplassen med Gripr.